Đối với mỗi doanh nghiệp, việc phải kê khai thuế là việc làm bắt buộc được thực hiện theo quý hoặc tháng. Thay vì hình thức kê khai offline thì hiện nay đã được đổi mới bằng hình thức online. Cách làm này giúp doanh nghiệp tiết kiệm được nhiều thời gian và công sức đi lại. Nếu bạn chưa biết cách, hãy đọc ngay những hướng dẫn kê khai thuế qua mạng mà Phạm và Cộng Sự chia sẻ ngay sau đây.
Hướng dẫn kê khai thuế qua mạng chi tiết
Kê khai thuế qua mạng bao gồm 3 bước cơ bản là: Đăng kí sử dụng chữ ký số, Đăng kí sử dụng dịch vụ kê khai thuế qua mạng và thực hiện kê khai thuế qua mạng. Những bước này được thực hiện cụ thể như sau:
1. Đăng ký sử dụng chữ ký số
Mục đích của việc này là đảm bảo an toàn dữ liệu cho người nộp thuế. Đây là cơ sở để giải quyết các vấn đề khiếu nại của người nộp thuế như mất dữ liệu, dữ liệu bị sửa chữa, …
Yêu cầu đối với người nộp thuế:
- Doanh nghiệp thực hiện thủ tục xin cấp chứng thư số với tổ chức cấp chứng thực chữ ký số công cộng (VDC, Nacencomm, BKAV, Viettel, …).
- Thanh toán các chi phí thiết bị và chi phí duy trì chứng thư số.
- Thông báo cho cơ quan thuế các thay đổi về chứng thư số như cấp lại, thay đổi cặp khoá, tạm dừng hiệu lực,… chậm nhất trong thời hạn 2 ngày làm việc kể từ khi phát sinh thay đổi
- Thực hiện trách nhiệm liên quan đến chứng thư số quy định tại Nghị định số 26/2007/NĐ-CP ngày 15/02/2007 về việc quy định chi tiết thi hành Luật giao dịch điện tử về chữ ký số và dịch vụ chứng thực chữ ký số và quy chế chứng thực, chứng thư số của tổ chức chứng thực chữ ký số công cộng nơi NNT xin cấp chứng thư số
2. Đăng ký sử dụng dịch vụ kê khai thuế qua mạng
Bước tiếp theo trong hướng dẫn kê khai thuế qua mạng là đăng kí sử dụng dịch vụ. Bước này được chia thành 2 bước nhỏ sau:
a. Quy trình đăng ký nộp hồ sơ khai thuế qua mạng
(1) Hồ sơ đăng ký
Người nộp thuế thực hiện công việc kê khai đầy đủ thông tin đăng ký theo mẫu số 01/ĐK-iHTKK. Bao gồm:
- Mã số thuế đã cấp
- Tên NNT
- Thời điểm bắt đầu thực hiện nộp HSKT qua mạng
- Địa chỉ thư điện tử của NNT
- Bản sao có công chứng “chứng thư số” do tổ chức chứng thực số công cộng có thẩm quyền cấp phép.
Sau đó người nộp thuế sẽ nộp lại hồ sơ đăng ký sử dụng dịch vụ iHTKK cho cơ quan thuế quản lý trực tiếp – Bộ phận “một cửa” của cơ quan thuế.
(2) Phiếu hẹn
- NNT nhận phiếu hẹn trả kết quả sau 5 ngày làm việc kể từ ngày CQT nhận hồ sơ.
(3) Thông báo
- CQT quản lý trực tiếp thực hiện xét duyệt hồ sơ của NNT, cấp thông báo cấp phép sử dụng dịch vụ hoặc không cấp phép sử dụng dịch vụ cho NNT theo mẫu số 02B/TB –iHTKK
- Thông báo (bằng giấy) được gửi tới cho NNT qua bưu điện hoặc trực tiếp tại CQT
b. Thiết lập thông tin trong khai thuế qua mạng
- Người nộp thuế nhận mail thông báo cấp tài khoản sử dụng dịch vụ.
- Vào trang web kê khai thuế của CQT là: http://kekhaithue.gdt.gov.vn
- Đăng nhập vào hệ thống với định danh và mật khẩu được cấp và đổi lại mật khẩu mới.
- Đăng ký loại tờ khai thuế nộp qua mạng
Khi đăng nhập xong hệ thống hướng dẫn kê khai thuế qua mạng:
- Người nộp thuế nhận được thông báo cấp phép sử dụng dịch vụ tại bộ phận “một cửa” của cơ quan thuế.
- Đồng thời hệ thống kê khai thuế qua mạng cũng tự động gửi “Thông báo cấp tài khoản sử dụng dịch vụ” thư điện tử tời NNT theo Email đã đăng ký trong tờ khai.
Lưu ý: Người nộp thuế khi đổi mật khẩu sẽ được CQT thông báo để đảm bảo an ninh và tự quản lý mật khẩu của mình
Đăng ký loại tờ khai thuế nộp qua mạng
- NNT thực hiện đăng ký loại tờ khai thuế sẽ nộp qua mạng tại chức năng “Đăng ký tờ khai” trong hệ thống khai thuế qua mạng.
- NNT phải thực hiện nộp các tờ khai thuế đã đăng ký qua mạng cho đến khi ngừng sử dụng dịch vụ.
Sau khi đang ký NNT nhận được thông báo.
3. Tạo tờ khai điện tử
- Tạo tờ khai trên ứng dụng HTKK phiên bản mới nhất
- Tạo tờ khai trực tiếp trên cổng điện tử
- Kết xuất tờ khai PDF.
Lưu ý
- Đối với tờ khai GTGT, kết xuất tờ khai chính từ ứng dụng HTKK (nhập thông số trang in là 1), và gửi kèm bảng kê Excel.
- Tờ khai chính kết xuất ra file PDF
- Bảng kê hoá đơn kết xuất file Excel (do bảng kê thường có dung lượng lớn – lớn hơn 5MB sẽ không gửi được)
- Riêng tờ khai quyết toán thuế TNCN gửi dưới định dạng file Excel kết xuất từ ứng dụng HTKK hoặc ứng dụng quyết toán thuế TNCN
4. Nộp hồ sơ khai thuế qua mạng internet
Quy trình nộp hồ sơ khai thuế qua mạng Internet
a. Gửi tờ khai điện tử
Các bước thực hiện
Thông báo xác nhận (hệ thống tự động gửi qua email)
- Trường hợp NNT đã nộp hồ sơ khai thuế qua mạng nhưng chưa nhận được Thông báo xác nhận nộp hồ sơ khai thuế qua mạng Internet thông qua địa chỉ thư điện tử của NNT, NNT kiểm tra lại ngay địa chỉ thư điện tử đã đăng ký và liên hệ với cơ quan thuế để được hướng dẫn.
- Trường hợp Thông báo xác nhận nộp hồ sơ khai thuế qua mạng Internet thông qua địa chỉ thư điện tử của NNT có nội dung không đúng, thiếu chính xác (như thời điểm đã nộp hồ sơ, loại tờ khai thuế đã nộp…) NNT liên hệ với cơ quan thuế để được hướng dẫn
b. Trình ký
- Kế toán thực hiện lập tờ khai, vào hệ thống KTQM, trình ký giám đốc.
- Giám đốc vào hệ thống KTQM, duyệt tờ khai, ký điện tử và gửi tờ khai đến CQT.
5. Tra cứu tờ khai
- Tra cứu theo các điều kiện:
- Loại tờ khai
- Ngày nộp tờ khai
- Xem lại tờ khai gốc.
- Tra cứu các thông báo do cơ quan thuế gửi người nộp thuế
6. Thay đổi thông tin
Những thông tin được phép thay đổi:
- Điện thoại
- Tờ khai
Thay đổi thông tin trong quá trình sử dụng dịch vụ iHTKK thực hiện qua mạng.
7. Đăng ký ngừng nộp hồ sơ khai thuế qua mạng internet
Tiếp theo trong hướng dẫn kê khai thuế qua mạng là ngừng dịch vụ. Nếu muốn ngừng dịch vụ thì NNT phải gửi lý do cho CQT. Sau đó cơ quan thuế tiếp nhận yêu cầu và cho phép ngừng sử dụng dịch vụ.