Hồ sơ quyết toán thuế TNCN gồm những gì? Bạn cần phải nắm rõ được điều này để có thể có những chuẩn bị tốt nhất cho việc làm quyết toán, tránh trường hợp bị thanh tra mới chuẩn bị dẫn đến những thiếu sót và có thể bị phạt.
Hồ sơ quyết toán thuế TNCN gồm những gì?
Chúng ta đều biết, những giấy tờ liên quan đến công việc sổ sách kế toán rất nhiều bao gồm: sổ sách kế toán, hóa đơn, các khoản thu chi, tiền lương, nguyên vật liệu… Vì thế bộ phận kế toán luôn luôn phải có sự chuẩn bị tốt nhất cho việc quyết toán thuế TNCN nói riêng và các hạng mục quyết toán khác nói chung.
Các bạn cần chuẩn bị những loại giấy tờ, sổ sách sau đây để có thể nhanh chóng hoàn thiện hồ sơ quyết toán thuế TNCN.
1. Sổ kế toán File Excel (gửi mail)
– Xuất tất cả sổ cái từ loại 1 đến loại 9, Cân đối phát sinh, Công Nợ năm thanh kiểm tra thuế ra excel => gửi vào mail bên thuế
– In toàn bộ sổ sách ra excel đóng quyển và đóng thùng cacton => mang lên đội kiểm tra thuế hoặc kiểm tại doanh nghiệp tùy theo từng chi cục/ cục
2. Bảng kê mua vào, bán ra file excel (gửi mail)
– Mua vào bán ra từ năm thanh kiểm tra thuế ra excel gộp các năm/ cùng 1 files
– Lọc tất cả những hóa đơn đơn > 20 triệu, ghi chú ngày thanh toán và số tiền thanh toán
*Ghi chú: nên lưu riêng bộ hồ sơ công nợ: photo những hóa đơn > 20 + Uỷ nhiệm chi photo hoặc gốc lưu thành bộ
3. Bộ báo cáo quyết toán TNDN + BCTC năm thanh kiểm tra (photo 1 bản cho bên thuế khi họ kiểm tra)
– In bản mềm 01 bản lưu trữ sổ sách
– In 01 bản gửi cán bộ thuế
– Bao gồm: Quyết toán TNDN, TNCN, BCTC các năm
*Ghi chú: thường cán bộ thuế chỉ quan tâm bản cuối cùng doanh nghiệp đã nộp nếu trong các năm có làm KHBS bổ sung, vẫn phải lưu trữ bản gốc lần nộp đầu để khi hỏi kiểm tra vẫn có số liệu để giải trình
4. Hóa đơn mua vào, bán ra (bản gốc) và tờ khai thuế hàng kỳ
– Hóa đơn kẹp theo tờ khai hàng tháng/ Quý
– Hóa đơn kẹp chứng từ: phiếu thu, chi, hạch toán, nhập kho ….
*Ghi chú:
– Sắp thành bộ theo tháng / quý của tờ khai thuế
– Sắp chứng từ và hóa đơn đầu ra theo thứ tự đã kê khai thuế
– Sắp chứng từ và hóa đơn đầu vào theo thứ tự đã kê khai thuế
–Tờ khai thuế nào mất thì làm công văn lên thuế xin sao y trích lục lại
5. Sổ phụ ngân hàng + Ủy nhiệm chi bản gốc (Liệt kê các hóa đơn mua vào >= 20 triệu, ghi rõ ngày thanh toán)
– Kẹp Uỷ nhiệm chi vào các hóa đơn > 20 triệu để dễ kiếm và tra cứu
– Có thể là bản photo để 1 bản riêng hoặc bản gốc riêng, bản photo kẹp chứng từ sổ sách
*Ghi chú: Đối chiếu bảng tổng hợp công nợ và công nợ chi tiết với bảng kê Excel xem chênh lệch công nợ thanh toán với công nợ khách hàng là bao nhiêu
Nếu kiểm tra phát hiện UNC nào bị mất thì làm công văn lên ngân hàng xin sao y trích lục nếu không kịp có thể lấy giấy báo Nợ + sao kê chi tiết khoanh tròn đánh dấu lại để giải trình và xin bổ sung chứng từ sau
–Tìm hiểu tại các văn bản pháp lý về thuế GTGT (đi từ TT06 – Luật Thuế GTGT số 13- NĐ209 – TT219 …)
6. Hợp đồng lao động + bảng lương (bản gốc)
– Hợp đồng lao động kẹp CMT
– Bảng chấm công đầy đủ
– Quyết định tăng lương, và phụ lục hợp đồng lao động
– Quyết toán thuế TNCN đầy đủ
– Ký tá đầy đủ
*Ghi chú: các khoản chi lương và phụ cấp theo lương không có trong văn bản sau thì sẽ bị loại trừ không được tính vào chi phí hợp lý: Hợp đồng lao động; Thoả ước lao động tập thể; Quy chế tài chính của Công ty, Tổng công ty, Tập đoàn; Quy chế thưởng do Chủ tịch Hội đồng quản trị, Tổng giám đốc, Giám đốc quy định theo quy chế tài chính của Công ty, Tổng công ty.
–Tìm hiểu tại các văn bản pháp lý về thuế TNDN (đi từ TT130 – TT123 – NĐ218 – TT78 – TT96…)
7. Hợp đồng kinh tế
– Hợp đồng kinh tế đã ký kết, phụ lục hợp đồng, thanh lý hợp đồng, biên bản giao nhận….
– Hợp đồng đầu vào là hợp đồng nguyên tắc do việc mua bán là thường xuyên
– Hợp đồng mượn xe để hợp lý chi phí xăng dầu đã đưa vào
*Ghi chú:
– Lưu trữ theo bìa còng, công ty nào phát sinh nhiều có thể lưu riêng 1 bìa còng, nếu ít thì lưu chung nhưng có ghi chú bằng giấy note
– Mỗi công ty là 01 tập liền nhau để dễ tìm kiếm
– Đánh dấu bằng giấy note màu để dễ nhận biết
– Hợp đồng chứng từ nào mất thì liên hệ khách hàng để xin bản sao y lại hoặc bản gốc thì càng tốt
8. Giấy phép kinh doanh
– Photo sao y hoặc photo đóng dấu treo đều được
– Các chứng từ khác như đăng ký mẫu dấu….
– Điều lệ công ty
– Quy chế tài chính công ty
*Ghi chú:
– Quy chế tài chính công ty là một loại văn quan trọng nhất xuyên suốt trong quá trình thanh kiểm tra vì nó có mối liên hệ mật thiết đến những chi phí phát sinh trong doanh nghiệp như: tiền tiếp khách hàng, phòng nghỉ, máy bay,công tác phí khác, mượn xe, sửa chữa xe đi mượn, điện thoại…..
– Kiểm tra chi phí của doanh nghiệp sau đó soạn quy chế tài chính cho phù hợp với những chi phí đã phát sinh
Trên đây là những giấy tờ hồ sơ mà kế toán, người phụ trách cần phải chuẩn bị kĩ càng để có thể thực hiện việc quyết toán thuế TNCN một cách nhanh chóng và chính xác nhất.
Những giải đáp có trong bài viết: “Hồ sơ quyết toán thuế TNCN gồm những gì?” của Phạm và Cộng Sự sẽ giúp bạn có thêm nhiều thông tin bổ ích. Mọi nhu cầu tư vấn khác hãy liên hệ với chúng tôi để được hỗ trợ tốt nhất.
CÔNG TY TNHH DỊCH VỤ THUẾ- KẾ TOÁN – KIỂM TOÁN PHẠM VÀ CỘNG SỰ
Điện thoại: 0902483186
Email: taxserviceshn247@gmail.com