Quyết toán thuế là một công việc bắt buộc mà bất cứ doanh nghiệp nào cũng phải thực hiện. Đây là một công việc quan trọng đòi hỏi sự tỉ mỉ và chính xác cao để hạn chế những rủi ro thấp nhất khi bị thanh tra. Phần hóa đơn khi quyết toán thuế được xem là một phần khá rắc rối, gây khó khăn khi xử lý. Vì thế, trong bài viết dưới đây, Phạm và Cộng Sự sẽ chia sẻ kinh nghiệm quyết toán thuế về hóa đơn để các bạn có thể tham khảo.
1. Chuẩn bị về tinh thần trước khi quyết toán thuế
Doanh nghiệp, đặc biệt là bộ phận quản lý và bộ phận Kế toán chịu trách nhiệm trực tiếp về việc quyết toán thuế là những người sẽ khá lo lắng khi bị thanh tra quyết toán thuế. Vì thế, điều quan trọng đầu tiên và hãy chuẩn bị một tinh thần thoải mái, tự tin nhất. Chuẩn bị sẵn lịch trình và thông báo cho giám đốc lịch làm việc và chuẩn bị văn phòng tiếp đoàn thanh tra.
2. Kinh nghiệm quyết toán thuế: Chuẩn bị hồ sơ đầy đủ nhất
Doanh nghiệp cần phải có sự chuẩn bị về hồ sơ, chứng từ khi làm việc với cơ quan thuế. Những giấy tờ hồ sơ chuẩn bị phải đầy đủ, có hiệu lực trong thời gian quyết toán và đảm bảo theo quy định của pháp luật. Hồ sơ bao gồm:
– Giấy phép đăng ký kinh doanh (giấy phép thành lập doanh nghiệp)
– Phiếu thu,phiếu chi, phiếu nhập, phiếu xuất…..
– Tờ khai hàng tháng : Chuẩn bị tờ khai của các tháng trong năm mà doanh nghiệp mình quyết toán.
– Sổ sách : In, ký tên, đóng dấu đủ sổ nhật ký chung, sổ cái, sổ chi tiết tài khoản, thẻ kho, sổ kho…
– Chứng từ : Chuẩn bị đầy đủ, hóa đơn mua vào, bán ra, giấy nộp tiền vào NSNN, bảng lương, hợp đồng lao động…
3. Kinh nghiệm quyết toán thuế về hóa đơn
Trong nội dung chia sẻ này, chúng tôi sẽ đưa ra kinh nghiệm quyết toán thuế về hóa đơn tiền hàng và hóa đơn giá trị gia tăng.
1. Đối chiếu bảng kê hóa đơn mua vào, bán ra (khi kê khai thuế giá trị gia tăng) với hóa đơn thực tế xem hóa đơn có đủ hay không, có hóa đơn nào chưa được kê khai hay không?
Các hóa đơn đầu vào tháng (quý) nào nên kẹp ngay sau tờ khai thuế GTGT của tháng (quý) đó để kiểm soát dễ dàng. Khi cơ quan thuế vào kiểm tra cũng nhanh hơn.
(Hiện này phần mềm HTKK không còn phụ lục mua vào, bán ra để các bạn nhập hoá đơn, nhưng các bạn cũng nên có một file excel để theo dõi những hoá đơn mua vào bán ra đó. Bạn có thể tham khảo: Phần mềm kê khai thuế giá trị gia tăng trên Excel)
2. Kiểm tra xem hóa đơn có đầy đủ tiêu thức hay không? Các chỉ tiêu trên hóa đơn có bị tẩy xóa hay không?
– Có đầy đủ tiêu thức ngày, tháng, năm không, có bị nhảy ngày hay không. (thức là hoá đơn không theo thứ tự ngày tháng và thứ tự tăng dần của số hoá đơn).
– Tên đơn vị, địa chỉ, mst đơn vị phải viết đúng. Nếu chưa viết đúng thì nên xin biên bản điều chỉnh hóa đơn kẹp vào cùng hóa đơn. Tránh bị bóc thuế oan. Lưu ý 1 số trường hợp được viết tắt nhưng việc viết tắt đó không khiến người đọc hiểu sai về tên, địa chỉ của công ty. (quy định viết tắt được hướng dẫn tại thông tư 26/2015/TT-BTC, bạn nên đọc để biết xem bạn được viết tắt những chữ gì). Các tiêu thức trên hoá đơn đặc biệt quan trọng với hoá đơn đầu vào, nếu người bán viết không đúng thông tin doanh nghiệp bạn thì sẽ rất dễ bị bóc thuế oan.
– Có phản ánh đúng thuế suất phù hợp với từng mặt hàng hay không? Ví dụ mặt hàng phân đạm, thức ăn chăn nuôi không thể là 10% được, mà phải là 5%. Vì vấn đề này còn ảnh hưởng tới việc được khấu trừ bao nhiêu thuế GTGT đầu vào (theo quy định thì chỉ được khấu trừ theo số đúng, trường hợp này là 5%). Nếu sài thì phải lập biên bản điều chỉnh và có hoá đơn điều chỉnh ngay.
– Số tiền bằng chữ, bằng số có đúng không (phải thể hiện cùng 1 số)
– Hóa đơn có bị rách, bị gạch, tẩy xóa hay không
– Có đóng dấu treo của người bán hàng hay không. Trừ trường hợp một số đơn vị được phép không đóng dấu lên hóa đơn. Những trường hợp này thường rơi vào hóa đơn tiền điện, viễn thông và 1 số đơn vị khác được cơ quan thuế chấp nhận bằng văn bản (để chuẩn thì nên xin bản scan công văn đó của người bán).
– Kiểm tra tính hợp lý của các hóa đơn mua vào, xem có hóa đơn nào có nội dung không phù hợp với hoạt động sản xuất, kinh doanh của đơn vị hay không?
– Đối với hóa đơn đầu ra. Nếu là bán hàng hóa thì phải có biên bản giao nhận hàng hóa đi kèm (ngày trên biên bản giao nhận hàng trùng với ngày trên hóa đơn); đối với cung cấp dịch vụ thì phải có biên bản nghiệm thu hoàn thành việc cung ứng dịch vụ, vận tải (ngày trên biên bản cũng phải trùng ngày trên hóa đơn trừ trường hợp đơn vị có thu tiền trước thì ngày hóa đơn phải là ngày thu tiền trước)
– Nếu có thu hồi hoá đơn về thì cần kiểm tra xem đã có đầy đủ biên bản thu hồi hoá đơn hay chưa? Nếu chưa có thì phải liên hệ người mua để ký biên bản ngay. Ngày trên biên bản phải trước hoặc bằng ngày lập hoá đơn thay thế.
– Kiểm tra các hoá đơn đầu vào xem việc thanh toán đã đảm bảo hay chưa? Những hoá đơn từ 20 triệu đồng trở lên thì phải thanh toán không dùng tiền mặt, đặc biệt chú ý những hoá đơn cùng một ngày mua hàng của một nhà cung cấp nếu có tổng thanh toán từ 20trđ trở lên cũng phải thanh toán không dùng tiền mặt (chuyển khoản, bù trừ công nợ…). Nếu việc thanh toán không đảm bảo như trên thì phải liên hệ người bán để tìm cách giải quyết.
– Kiểm tra các hoá đơn liên quan đến văn phòng phẩm, tiếp khách… đây là những hoá đơn mà thường người bán chỉ ghi chung chung là “văn phòng phẩm” hay “dịch vụ ăn uống”. Những hoá đơn này cần phải có bảng kê hàng hoá đính kèm. Nếu không có thì bạn phải liên hệ người bán để lấy bảng kê đã ký sẵn về chế tên hàng vào. (Có nhiều trường hợp khi quyết toán được bỏ qua vấn đề này, nhưng chiếu theo quy định thì phải có bảng kê nhé).
– Kiểm tra xem những hoá đơn mà bạn đi “mua” để xử lý chi phí thì “chủ nhân” của nó còn tồn tại hay không? nếu đã bỏ trốn thì cần kiểm tra ngay thời hạn bỏ trốn của họ là khi nào. Nếu hoá đơn trước thời điểm bỏ trốn thì có thể được chấp nhận, nếu không thì bạn phải điều chỉnh ngay các số thuế liên quan đến hoá đơn đó.
Trên đây là những chia sẻ của Phạm và Cộng Sự về những kinh nghiệm quyết toán thuế về hóa đơn- một phần quan trọng đầu tiên khi làm quyết toán thuế. Để có thể được chúng tôi tư vấn hỗ trợ một cách chính xác nhất trên từng nghiệp vụ, khách hàng có thể liên hệ theo số hotline 0902483186 hoặc trao đổi qua email của Phạm Và Cộng Sự. Chúng tôi luôn sẵn sàng để hỗ trợ các bạn !
Phạm và Cộng Sự cung cấp dịch vụ quyết toán thuế uy tín, chuyên nghiệp, chất lượng!
Mọi nhu cầu xin vui lòng liên hệ theo địa chỉ sau
CÔNG TY TNHH DỊCH VỤ THUẾ- KẾ TOÁN – KIỂM TOÁN PHẠM VÀ CỘNG SỰ
Điện thoại: 0902483186
Email: taxserviceshn247@gmail.com