Chuẩn bị hồ sơ quyết toán thuế là một bước không thể thiếu khi tiến hành quyết toán thuế. Để quá trình thực hiện quyết toán thuế không xảy ra sai sót nghiêm trọng nào thì chúng ta phải chuẩn bị hồ sơ một cách đầy đủ và chính xác nhất. Vậy chuẩn bị hồ sơ quyết toán cần những gì? Quy trình thực hiện như thế nào? Trong bài viết này Phạm và Cộng Sự sẽ đưa ra những giải đáp, tư vấn tốt nhất cho các bạn.
I. Chuẩn bị hồ sơ quyết toán thuế
Khi tiến hành chuẩn bị hồ sơ quyết toán thuế, bộ phận kế toán của doanh nghiệp cần chuẩn bị đầy đủ các giấy tờ, chứng từ, hóa đơn có liên quan. Cụ thể như sau:
1. Sắp xếp các báo cáo đã nộp cho cơ quan thuế, cụ thể:
– Báo cáo thuế hàng tháng theo trình tự và xếp năm nào theo năm đó
– Báo cáo tài chính hàng năm, tờ khai quyết toán thuế TNDN năm, Quyết toán thuế TNCN.
– Các tờ khai như: tờ khai thuế môn bài. Tờ khai của năm nào thì bạn xếp vào năm đó.
2. Cách sắp xếp chứng từ đi kèm chuẩn bị quyết toán thuế
Căn cứ vào tờ khai thuế hàng tháng để chúng ta sắp xếp chứng từ đi kèm như:
– Hoá đơn đầu vào trong nước hàng tháng.
– Nếu là công ty nhập khẩu thì sắp xếp các hồ sơ liên quan nhập khẩu như hợp đồng, tờ khai hải quan, giấy nộp tiền thuế nhập khẩu và thuế GTGT hàng nhập khẩu theo trình tự từng công hàng và theo trình tự thời gian.
– Hoá đơn đầu ra
– Giấy nộp tiền các loại thuế cho vào 1 file riêng và theo từng năm.
3. Về các vấn đề liên quan đến hoá đơn
– Kiểm tra quyển hoá đơn gốc theo trình tự thời gian và đánh số thứ tự theo quyển hoá đơn cho dễ tìm khi cơ quan thuế kiểm tra.
– Chuẩn bị hoá đơn mẫu, thông báo phát hành hoá đơn, hợp đồng đặt in hoá đơn, thanh lý hợp đồng in hoá đơn, biên bản huỷ bản kẽm.
– Các báo cáo tình hình sử dụng hoá đơn.
– Kẹp các biên bản huỷ hoá đơn vào hoá đơn huỷ bỏ cùng với hoá đơn liên 2 đã xé ra khỏi cuống.
4. Chuẩn bị cho việc quyết toán thuế
– In đầy đủ sổ cái toàn bộ các tài khoản có trên bảng cân đối số phát sinh.
– In đầy đủ các sổ chi tiết các tài khoản như: TK 112, TK 156, TK 511, TK 515, TK 632…
5. Chuẩn bị các bảng tổng hợp, bảng kê chi tiết đi kèm
– Bảng tổng hợp nhập – xuất – tồn kho nguyên vật liệu, hàng hoá hàng năm.
– Bảng phân bổ công cụ dụng cụ hàng năm
– Bảng chi tiết công nợ phải thu của khách hàng
– Bảng chi tiết công nợ phải trả cho nhà cung cấp
– Sổ quỹ tiền mặt và sổ quỹ tiền gửi ngân hàng
– Thẻ kho
– Sổ chi tiết tính giá thành sản phẩm, công trình
6. Các tài liệu, hồ sơ, hợp đồng liên quan
– Sắp xếp các hợp đồng mua, hợp đồng bán, thanh lý hợp đồng theo từng bộ theo trình tự thời gian.
– Kiểm tra bảng lương, phiếu chi lương, hợp đồng lao động của nhân viên
– Kiểm tra hồ sơ nhân viên của toàn bộ nhân viên công ty có trong quyết toán thuế TNCN.
– Các quyết định, điều lệ của công ty
– Đăng ký kinh doanh phô tô bản sao công chứng, đăng ký mẫu dấu
II. Quy trình chuẩn bị hồ sơ quyết toán thuế gồm những gì?
Quy trình để chuẩn bị hồ sơ cho quyết toán thuế cần phải được xem xét rà soát một cách kỹ càng. Cụ thể như sau:
1. Rà soát lại xếp hóa đơn đầu vào, đầu ra bám theo tờ khai thuế
Kiểm tra lại các hóa đơn đầu ra đầu vào dự trên tờ khai thuế đã kê khai trước. Sắp xếp chúng theo thứ tự trên tờ khai thuế để dễ tìm kiếm và kiểm soát hóa đơn.
2. Kiểm tra lại hợp đồng
Kiểm tra lại hợp đồng mua vào so với việc đã thanh toán chưa để nên làm phụ lục hợp đồng gia hạn thanh toán. Hoặc không thì nên thanh toán cho nhà cung cấp mới được khấu trừ thuế. Nên xem: Điều kiện khấu trừ thuế GTGT mới nhất
3. Hóa đơn đầu vào
Nếu thanh toán ngay bằng tiền mặt thì kẹp vào cùng với phiếu chi
Hóa đơn đầu vào nếu thanh toán bằng UNC thì kẹp UNC vào hóa đơn đó
4. Hóa đơn đầu ra
Xuất bán hàng hóa dịch vụ thanh toán ngay bằng tiền mặt thì kẹp phiếu thu với hóa đơn bán ra.
Xuất bán hàng hóa dịch vụ thanh toán bằng chuyển khoản thì kẹp hóa đơn cùng với lệnh có trong ngân hàng.
Đồng thời kẹp phiếu xuất kho hàng hóa cùng với hóa đơn bán ra trong cả 2 trường hợp trên
Đồng thời kẹp bảng kê chi tiết đính kèm với hóa đơn ( nếu có) – Hóa đơn cũng phải ký, đóng bên bán đầy đủ.
5. Về hợp đồng
Kẹp hợp đồng + Phụ lục hợp đồng + thanh lý hợp đồng + Biên bản giao nhận + Các biên bản khác nếu có – tức liên quan về hợp đồng đó lại với nhau để khi QT dễ kiểm soát.
Xem lại trên hợp đồng đã điền ngày chưa vì hay bị sót ngày hợp đồng.
6. Kiểm tra hồ sơ lương
Bảng lương kẹp với phiếu chi lương (ký, dấu đầy đủ) kẹp với bảng chấm công theo trình tư: Chấm công- bảng lương – phiếu chi. Hoặc chứng từ thanh toán lương qua ngân hàng( nếu có)
Xem lại quy chế tiền lương: Trong quy chế tiền lương phải thể hiện nội dung tiền lương, thưởng, ăn ca, phụ cấp khớp với hợp đồng và bảng lương hay không. Bạn nên xem qua cách hạn chế đóng thuế TNCN và BHXH
Lập các quyết định tăng lương trong trường hợp nếu như tự nhiên lương 4 chuyển lên 5 từ tháng này sang tháng khác.
Xem lại bảng kê chi trang phục – ký vào mỗi người nhận như nhận lương – phải có quyết định chi trang phục của GĐ và phiếu chi kèm theo.
Ngoài ra bạn cần xem xét kĩ càng các hồ sơ giao dịch với ngân hàng, hàng hóa xuất nhập khẩu nếu có.
Để tham khảo mẫu hồ sơ quyết toán thuế cụ thể thì bạn có thể liên hệ với chúng tôi để được tư vấn và hướng dẫn tốt nhất. Trên đây là hướng dẫn chuẩn bị hồ sơ quyết toán thuế đầy đủ nhất mà chúng tôi gửi đến các bạn. Hy vọng bài viết sẽ mang đến cho các bạn nhiều thông tin bổ ích.